Communication inclusive en entreprise : définition, importance et comment la développer

Avec la mondialisation, les équipes sont plus que jamais composées de profils issus de tous horizons. Pour engager les collaborateurs et renforcer le sentiment d’appartenance, les entreprises doivent désormais faire de l’inclusivité une priorité.

La communication interne a un énorme rôle à jouer en facilitant les échanges, en rendant l’information accessible à tous et en respectant la diversité. Cet article vous donne toutes les clés pour améliorer la collaboration et garantir un environnement de travail épanouissant pour tous.

Qu’est-ce que la communication inclusive en entreprise ?

La communication interne inclusive se définit par l’ensemble des pratiques et des moyens qui permettent à tous les collaborateurs de comprendre, de participer et de contribuer aux échanges professionnels. Et ce, quelles que soient leurs origines, leurs croyances ou leurs identités.

La communication inclusive se caractérise notamment par :

• l’accessibilité : l’information est consultable et lisible par tous, y compris par les personnes en situation de handicap ;

• la clarté : les communications emploient un langage simple, sans complexité technique, afin que tous puissent comprendre le contenu ;

• la représentation : les voix et les perspectives de chacun peuvent être exprimées ;

• le respect : les différences culturelles et les points de vue divers sont valorisés ;

• l’engagement : le feedback et le dialogue entre tous les membres de l’entreprise sont encouragés.

Quelle est l’importance de la communication inclusive en entreprise ?

Une communication inclusive profite aussi bien aux collaborateurs qu’à l’organisation, et ce sur les cinq aspects suivants :

1. l’engagement des collaborateurs : dès lors que les salariés se sentent écoutés et représentés, les niveaux d’engagement s’améliorent rapidement. De fait, ils s’investissent davantage dans leurs missions et réalisent leurs tâches avec enthousiasme.

2. la collaboration : grâce à des échanges ouverts et respectueux, vous facilitez la coopération au sein des équipes et entre les différents services. Lorsque les idées de chacun sont prises en considération, cela renforce la créativité, l’innovation, la résolution de problématiques et la productivité globale.

3. la rétention des talents : la communication inclusive permet à tous les talents de l’entreprise, où qu’ils soient, de se sentir pleinement intégrés à l’organisation. Par conséquent, vos collaborateurs sont plus fidèles et plus engagés.

4. le bien-être au travail : la mise en place d’une communication inclusive bienveillante crée un environnement de confiance où les idées sont prises en compte et valorisées. Dans de telles conditions, elle encourage tous les collaborateurs à pratiquer le « test & learn » et à innover.

5. la croissance professionnelle : grâce à la communication inclusive, les collaborateurs se sentent libres d’exprimer leurs souhaits et leurs aspirations professionnelles. Les managers peuvent ainsi les accompagner dans leur évolution au travers d’une politique de mentorat ou de formations internes.

10 méthodes pour favoriser la communication inclusive en entreprise

De nombreux leviers peuvent être intégrés à votre stratégie pour favoriser l’inclusivité de votre communication et inciter à la prise de parole. Voici nos 10 conseils pour y parvenir.

1. Créer une charte de communication inclusive

Une charte permet d’établir les bases de votre communication. Elle en donne les bases d’ écriture et les lignes directrices, comme le ton à employer, les formulations à privilégier, les types de visuels à intégrer, mais aussi des exemples de ce qu’il faut faire ou non. La charte assure ainsi la cohérence entre vos objectifs, votre stratégie globale, les principes et les valeurs de l’entreprise. C’est le même principe qu’une charte éditoriale ou une charte pour les réseaux sociaux.

2. Garantir l’accessibilité des contenus

En premier lieu, vos messages doivent être consultables par tous, que vos collaborateurs soient dans les bureaux ou sur le terrain. Cela signifie de proposer des solutions technologiques qui le permettent même dans un contexte international et/ou multilingue. Commencez donc par proposer une plateforme de communication interne accessible aussi bien sur ordinateur que sur les autres appareils connectés (tablettes et mobiles, principalement).

Ensuite, assurez-vous que vos messages soient compréhensibles par tous. Vous pouvez par exemple :

• proposer la traduction automatique des contenus textes ;

• insérer des textes alternatifs aux images

• ajouter des sous-titres à vos vidéos, voire s’appuyer sur le doublage avec resynchronisation labiale pour les entreprises les plus férues de technologie.

3. Utiliser un langage clair et direct

Quelle que soit la langue que vous utilisiez, un jargon trop technique peut créer de la confusion. Vous devez être le plus limpide possible afin que chacun de comprenne les messages transmis. Ainsi, vous évitez toute confusion et donnez à chacun les moyens de rester efficace et pleinement opérationnel.

4. Encourager une communication ascendante

La communication ascendante permet à vos collaborateurs de prendre part aux discussions au sein de l’entreprise. Elle rassemble tous les moyens qui permettent à l’ensemble des salariés de s’exprimer librement :

• les enquêtes et les sondages (anonymes ou non) ;

• les boîtes à idées (physiques ou digitales) et les systèmes de vote ;

• les likes et les commentaires sur les communications de l’entreprise ;

• la génération de contenus par les collaborateurs (UGC).

5. Localiser et personnaliser les messages internes

Les usages et les pratiques peuvent varier considérablement d’un pays à l’autre. C’est pourquoi, adapter vos communications à la culture et à la langue locales vous évitera tout faux-pas. Les expressions idiomatiques et le vocabulaire de votre pays peuvent être mal interprétés ou être malencontreusement offensants.

Cela est tout aussi vrai pour les langues étrangères que pour des destinataires parlant la vôtre. Par exemple : si vous êtes français et vous vous adressez à un public québécois, sachez que l’usage d’anglicismes dans l’environnement professionnel est mal perçu.

Si vous n’avez pas les connaissances culturelles suffisantes, vous pouvez toujours vous appuyer sur une personne référente sur place qui assurera la localisation des messages clés.

6. Donner une voix à vos collaborateurs

Au-delà d’encourager la communication ascendante, vous pouvez aussi mettre vos collaborateurs sous le feu des projecteurs. Interviews, portraits, « Une journée dans la peau de » : valorisez la diversité de l’entreprise au travers de contenus qui font découvrir votre richesse culturelle aux autres salariés. Vous pouvez utiliser tous les formats les plus engageants : vidéo, podcast, infographie, etc. La créativité est ici le mot d’ordre afin de valoriser vos collaborateurs comme il se doit !

7. Varier les moyens de communication

Chaque collaborateur a un mode de communication qu’il préfère à un autre, selon le poste qu’il tient, le temps qu’il peut accorder ou une préférence personnelle. N’ayez pas peur : multipliez les formats et les canaux de communication. Texte intégral, résumé des points clés, vidéo humaine, webinaire en direct ou en replay, carrousel, infographie, newsletter, etc : tout est possible pour atteindre votre cible.

Dans un contexte international, la communication asynchrone assure que vos collaborateurs reçoivent l’information au bon moment. Aussi, pensez à programmer vos envois et vos publications stratégiques afin d’en maximiser la prise en compte et d’offrir un accès à la bibliothèque médias pour visionner les replays.

8. Auditer et optimiser vos outils de communication

Choisir le bon outil de communication ou optimiser celui déjà déployé fera une réelle différence en matière d’accessibilité et d’inclusivité. Aussi, vous devez évaluer régulièrement vos solutions au travers d’un audit. Offrent-elles le « text-to-speech » ? La traduction multilingue ? Une ergonomie mobile ? La possibilité de personnaliser l’interface au goût de chaque collaborateur ?

Si tel n’est pas le cas, il est peut-être temps de changer d’outil au profit d’une solution qui répond aux standards et aux besoins de vos collaborateurs.

9. Valorisez ceux qui agissent en faveur de l’inclusion

Pour faire vivre les valeurs de l’entreprise et les transmettre, l’exemplarité est clé. Par là, nous entendons que ceux qui incarnent l’inclusivité – soit par leurs paroles, soit par leurs comportements – peuvent être une source d’inspiration pour les autres. Vous pouvez donc mettre en avant les individus et les actions qui favorisent l’inclusion et le sentiment d’appartenance. En faisant cela, pourquoi pas sur le même modèle que le point 6, vous entretenez des conditions de travail positives.

10. Améliorer vos pratiques en continu

Il est fort probable que vous tâtonniez au début ou que vous ne parveniez pas à élaborer la recette parfaite pour votre entreprise. Et c’est normal. Grâce à l’expérience et aux retours de vos collaborateurs, vous serez en mesure d’apporter les améliorations nécessaires pour que votre communication soit pleinement inclusive. Pour vous aiguiller dans les modifications à apporter, vous pouvez :

• réaliser des enquêtes auprès des salariés afin qu’ils vous fassent leurs retours et vous proposent des axes d’amélioration ;

• organiser des ateliers réguliers pour identifier les scénarios et les cas d’usage manquants à votre stratégie pour rendre votre communication parfaitement inclusive.

Comment Sociabble favorise la communication inclusive

L’outil que vous allez utiliser pour déployer votre stratégie a toute son importance pour assurer l’inclusivité de votre communication interne. Chez Sociabble, nous avons fait de cet enjeu un pilier fondamental de notre plateforme.

• Accessibilité totale : vos communications sont accessibles par tous, que ce soit sur ordinateur ou sur mobile. Ses capacités multicanales vous offrent la possibilité de créer des newsletters, des supports vidéo et audio, ainsi que la télédiffusion sur écran digitaux sur vos différents sites. La plateforme s’intègre également à vos outils déjà existants, comme la suite Microsoft 365 et bien plus encore.

• Prise en charge de tous les formats : afin de répondre aux préférences et aux besoins de vos collaborateurs, Sociabble vous permet de communiquer en texte, en vidéo, en audio et en image. Vous pouvez également partager des documents Word, PDF, Excel et PowerPoint au travers du Media Drive afin d’assurer l’accessibilité à vos supports en tout temps.

• Traduction multilingue : grâce à l’intelligence artificielle, vos contenus au format texte sont accessibles en plus de 60 langues (publications, sous-titres, résumés des vidéos). L’IA vous permet également de doubler vos vidéos avec synchronisation labiale tout en maintenant la voix de l’orateur pour un résultat des plus naturels.

• Contenus générés par les utilisateurs (UGC) : vos collaborateurs peuvent créer leur propres contenus dans le format de leur choix, et ainsi participer activement à la communication de l’entreprise. Ils peuvent partager leurs expériences, leurs bonnes pratiques et leurs feedbacks.

• L’intelligence artificielle Ask AI : Sociabble permet de générer, de traduire et de modérer les contenus afin de garantir le respect de votre charte éditoriale. Ask AI est parfaitement sécurisée, répondant aux standards de protection et de confidentialité des données les plus stricts.

Ce qu’il faut retenir

La communication inclusive est un véritable levier stratégique pour renforcer l’engagement, stimuler la collaboration, fidéliser les talents et favoriser l’épanouissement professionnel. Elle permet ainsi de bâtir une culture d’entreprise respectueuse de toutes les diversités.

La mise en place de méthodes, allant de la création d’une charte à l’audit régulier de vos outils, offrent à vos collaborateurs un environnement propice à la prise de parole, au développement professionnel et à la réussite collective.

Chez Sociabble, nous avons fait de l’ inclusivité un pilier fondamental de notre solution. La plateforme vous donne les moyens de transformer la communication interne en profondeur. Avec son accessibilité, ses multiples canaux, la traduction multilingue, les UGC et une IA sécurisée, vous avez toutes les clés en main pour rendre votre communication inclusive.

Nous aidons déjà des leaders mondiaux comme Coca-Cola CCEP, Primark et L’Occitane en Provence à optimiser leur communication interne. Et vous ? Êtes-vous prêt à franchir le cap ? Réservez dès aujourd’hui une démo gratuite et personnalisée avec nos experts. Ils seront ravis de vous conseiller pour rendre la communication de votre entreprise plus inclusive, plus engageante et plus performante. À très vite !